Digitale Sprachverarbeitung für Büro, Betrieb und Alltag

voice4customer dictate – den Einstieg leicht gemacht

Digitales Diktatmanagement ist der zeitgemäße Weg für die Erstellung und Weiter-bearbeitung von Diktaten. Bänder werden ersetzt durch Dateien, die mittels der voice4customer dictate Software gezielt im Büro zur nächsten freien Schreibkraft verteilt werden. Eine Verknüpfung des Diktates mit den Kundendaten verbessert den internen Workflow und hilft, Rückfragen oder falsche Zuordnungen durch ähnliche Kundennamen zu vermeiden. Der Autor erhält die Dokumente digital zur Korrektur zurück, wenn er sich erneut über die Recorder Software einloggt. Zur Freigabe der Abschriften kann er sich zusätzlich seinen Originalton anhören, um Fehlinter-pretationen der Schreibkraft rasch richtig zu stellen. Der Autor kann gezielt eine Schreibkraft auswählen oder es dem Schreibüro überlassen, die Abschrift nach freien Kapazitäten zu verteilen.

Diktate für umgehend benötigte Abschriften können mit einer Dringlichkeitsstufe markiert werden, um bevorzugt abgeschrieben zu werden.

voice4customer dictate – der Nutzen

• Zentrale digitale Verwaltung aller Diktate
• Keine manuelle Verteilung von Diktatbändern - keine Botenwege, kein Verlust von Bändern mehr
• Übersicht über alle Diktate, Prioritätsvergabe und vielseitige Verwaltungsoptionen (Länge, Dringlichkeit, Status etc.)
• Zahlreiche Zusatzmöglichkeiten wie gesprochene Arbeitshinweise
• Autor kann zusätzliche Sätze an beliebigen Stellen des Diktates einfügen
• Vollständige Integration aller professionellen Diktiergeräte

voice4customer dictate beinhaltet

... den dictate Recorder . Damit werden die Diktate aufgezeichnet und nach Dringlichkeit eingestuft. Diktate können Kunden zugeordnet und gezielt an einzelne Schreibkräfte verteilt werden. Ebenso kann der Autor dem Diktat Bearbeitungsanweisungen für das Sekretariat anfügen.

Anschließend wird über den Recorder das getippte Diktat dem Autor zurückgeschickt und kann mit der Originalaufzeichnung verglichen werden, um sinngemäße Korrekturen vorzunehmen oder den getippten Text zu überarbeiten.

Durch Drag&Drop können über den Recorder auch Dateien von digitalen Diktiergeräten dem System hinzugefügt werden. Die Recordersoftware wird zusammen mit einem Headset ausgeliefert.

.... den dictate Manager . Dieser bietet eine Workflow-Unterstützung durch die Anzeige des Umsetzungsstatus von Diktaten mit der Funktion zum Abhören und Schreiben des Diktates durch die Schreibkraft.

... den dictate Server . Die zentrale Stelle zur Verwaltung der Diktate mittels des ent-sprechenden Administrationswerkzeugs. Der Server führt die gesamte Benutzerverwaltung durch, empfängt eingehende Diktate, verteilt diese an die Schreibkräfte zur Umsetzung, speichert und verwaltet die getippten und korrigierten Texte, sendet die Abschriften und die Diktate an den Autor zur Freigabe zurück.

Mindestsystemanforderungen

Ab Pentium II, 450 MHz, 128MB RAM, 30MB HD, 16bit Soundkarte SB16 kompatibel, Windows 98 SE/NT 4.0 SP6.0a/2000 SP2/XP, Internet-Explorer 5.5 oder höher.

Der Rechner, auf dem der voice4customer dictate Server installiert ist, sollte ein Pentium III Rechner sein mit ausreichend freien Festplattenkapazitäten: Pro 25 Stunden Diktatvolumen ca. 1 GB Speicherbedarf.

Anbindung an Informationssysteme

Konfigurierbare Übergabe der diktierten Inhalte in Archiv- und CRM-Systeme oder Microsoft® Office möglich. Erfordert das voice4customer Schnittstellen-Modul sowie gegebenenfalls individuelle Anpassungen.

Verfügbare Erweiterungen

• Erweiterung der Diktatmanagementsoftware mit dem Spracherkennungsmodul , d.h. der diktierte Text wird automatisch in Schrift umgesetzt und steht dann der Schreibkraft zur Überprüfung und möglichen Korrektur zusammen mit dem Audiodiktat zur Verfügung.
• Dazu ist die dictate Lösung auf die voice4customer server Lösung upgradebar. Die Fähigkeiten von Recorder und Manager werden erweitert unter Beibehaltung des gewohnten „Look & Feel“. Zusätzlich ist ein Slaveserver zu installieren und der entsprechende 4voice- Fachwortschatz wird mit bisherigen Schriftstücken auf den Diktatstil des Anwenders individualisiert.
• Bei Bedarf - z.B. Spätdienst oder Wochenende - kann der Autor die server Software derart konfigurieren, dass Diktate nach der Umsetzung direkt an den Autor zurückgesandt werden.
• Neben der serverbasierten Sprachumsetzung können einzelne Anwender im Netzwerk den Recorder auf die direkte Spracheingabe voice4customer office erweitern. Mit dem Modul office diktiert der Anwender direkt in die Briefvorlage oder in ein Notizfeld seines Archiv- oder CRM-Systems. Die fertigen Diktate können an die Sekretärin zur Nachbearbeitung und Fristverwaltung weitergeleitet werden.