Digitale Sprachverarbeitung für Juristen

voice4legal dictate – der Einstieg leicht gemacht

Digitales Diktatmanagement ist der zeitgemäße Weg für die Erstellung und Weiter-bearbeitung von Diktaten. Bänder werden ersetzt durch Dateien, die mittels der voice4legal dictate Software gezielt in der Kanzlei zur nächsten freien Schreibkraft verteilt werden. Eine Verknüpfung des Diktates mit den Mandantendaten verbessert den internen Workflow und hilft, Rückfragen oder falsche Zuordnungen durch ähnliche Mandantennamen zu vermeiden.
Der Autor erhält die Dokumente digital zur Korrektur zurück, wenn er sich erneut über die Recorder Software einloggt. Zur Freigabe der Abschriften kann er sich zusätzlich seinen Originalton anhören, um Fehlinterpretationen der Schreibkraft rasch richtig zu stellen. Der Autor kann gezielt eine Schreibkraft auswählen oder es dem Schreibüro überlassen, die Abschrift nach freien Kapazitäten zu verteilen.

Diktate für umgehend benötigte Abschriften können mit einer Dringlichkeitsstufe markiert werden, um bevorzugt abgeschrieben zu werden.

voice4legal dictate – der Nutzen

• Zentrale digitale Verwaltung aller Diktate
• Keine manuelle Verteilung von Diktatbändern - keine Botenwege, kein Verlust von Bändern mehr
• Übersicht über alle Diktate, Prioritätsvergabe und vielseitige Vergabeoptionen
• Direktes Zuweisen an bestimmte Personen (Vertraulichkeit)
• Vollständige Integration aller professionellen digitalen Diktiergeräte
• Autor kann zusätzliche Sätze an beliebigen Stellen des Diktates einfügen
• Zahlreiche Zusatzmöglichkeiten wie gesprochene Arbeitshinweise

voice4legal dictate beinhaltet

... den dictate Recorder. Damit werden die Diktate aufgezeichnet und nach Dringlichkeit eingestuft. Diktate können Mandanten sofort und eindeutig zugeordnet und gezielt an einzelne Schreibkräfte oder einen Schreibpool verteilt werden. Ebenso kann der Autor dem Diktat Bearbeitungsanweisungen für das Sekretariat anfügen.

Anschließend wird über den Recorder das getippte Diktat dem Autor zurückgeschickt und kann mit der Originalaufzeichnung verglichen werden, um sinngemäße Korrekturen vorzunehmen oder den getippten Text zu überarbeiten.

Durch Drag&Drop können über den Recorder auch Dateien von digitalen Diktiergeräten dem System hinzugefügt werden. Die Recordersoftware wird zusammen mit einem Headset ausgeliefert.

.... den dictate Manager. Dieser bietet eine Workflow-Unterstützung durch die Anzeige des Umsetzungsstatus von Diktaten mit der Funktion zum Abhören und Schreiben des Diktates durch die Schreibkraft.

... den dictate Server. Die zentrale Stelle zur Verwaltung der Diktate mittels des ent-sprechenden Administrationswerkzeugs. Der Server führt die gesamte Benutzerverwaltung durch, empfängt eingehende Diktate, verteilt diese an die Schreibkräfte zur Umsetzung, speichert und verwaltet die getippten und korrigierten Texte, sendet die Abschriften und die Diktate an den Autor zur Freigabe zurück.

Mindestsystemanforderungen

Ab Pentium II, 450 MHz, 128MB RAM, 30MB HD, 16bit Soundkarte SB16 kompatibel, Windows 98 SE/NT 4.0 SP6.0a/2000 SP2/XP, Internet-Explorer 5.5 oder höher.

Der Rechner, auf dem der voice4legal dictate Server installiert ist, sollte ein Pentium III Rechner sein mit ausreichend freien Festplattenkapazitäten: Pro 25 Stunden Diktatvolumen ca. 1 GB Speicherbedarf.

Anbindung an Informationssysteme

Konfigurierbare Übergabe der diktierten Inhalte in Kanzleiinformationssysteme oder Microsoft® Word™ möglich. Erfordert das voice4legal Schnittstellen-Modul sowie gegebenenfalls individuelle Anpassungen.

Verfügbare Erweiterungen

• Erweiterung der Diktatmanagementsoftware mit dem Spracherkennungsmodul, d.h. der diktierte Text wird automatisch in Schrift umgesetzt und steht dann der Schreibkraft zur Überprüfung und möglichen Korrektur zusammen mit dem Audiodiktat zur Verfügung.
  
• Dazu ist die dictate Lösung auf die voice4legal server Lösung upgradebar. Die Fähigkeiten von Recorder und Manager werden erweitert unter Beibehaltung des gewohnten „Look & Feel“. Zusätzlich ist ein Slaveserver zu installieren und der entsprechende juristische 4voice-Fachwortschatz wird mit bisherigen Schriftstücken auf den Diktatstil des Anwaltes individualisiert.
  
• Bei Bedarf - z.B. Spätdienst oder Wochenende - kann der Autor die server Software derart konfigurieren, dass Diktate nach der Umsetzung direkt an den Autor zurückgesandt werden.
  
• Neben der serverbasierten Sprachumsetzung können einzelne Anwender im Netzwerk den Recorder auf die direkte Spracheingabe voice4legal office erweitern. Mit dem Modul office diktiert der Anwender direkt in die Briefvorlage oder in ein Notizfeld seines Kanzleiinformationssystems. Die fertigen Diktate können an die Sekretärin zur Nachbearbeitung und Fristverwaltung weitergeleitet werden.
  
• Einzelne Arbeitsplätze - z.B. externe Schreibarbeitsplätze - können auch außerhalb des Netzwerkes installiert und über Internet (z.B. DSL) an den dictate Server mit vollem Funktionsumfang angeschlossen werden.