Allgemeine Geschäftsbedingungen der 4voice GmbH

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1. Geltungsbereich

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1.1    

Diese AGB gelten für sämtliche Leistungen der 4voice GmbH, Industriestraße 15, D-96114 Hirschaid (nachfolgend: 4voice) sowie für die Überlassung von Software.

1.2

Für die Überlassung von Software gelten ggf. gesonderte Lizenzbestimmungen des jeweiligen Software-Herstellers, die von diesen AGB abweichende und vorrangige Regelungen insbesondere hinsichtlich Nutzungsrechte, Gewährleistung sowie und Haftung enthalten können.

 

1.3

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als 4voice ihrer Geltung ausdrücklich mindestens in Textform (§ 126b BGB) zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt in jedem Fall, beispielsweise auch dann, wenn der Kunde im Rahmen der Bestellung auf seine AGB verweist und 4voice dem nicht ausdrücklich widerspricht.
 

2. Vertragsschluss

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2.1

Der Vertrag zwischen dem Kunden und der 4voice kommt zustande, sobald der Kunde das Angebot der 4voice annimmt. Änderungen des Angebots der 4voice durch den Kunden stellen ein Gegenangebot des Kunden dar und bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung mindestens in Textform der 4voice. Falls im Angebot nichts anderes erwähnt ist, ist die 4voice an Angebote während einer Dauer von 30 Tagen gebunden, sofern nicht anders angegeben. Kataloge, technische Dokumentationen, sonstige Produktbeschreibungen oder Unterlagen – auch in elektronischer Form – sind unverbindlich.

2.2

Der Auftrag des Kunden gilt als verbindliches Vertragsangebot. Die Annahme kann entweder ausdrücklich (z.B. durch Auftragsbestätigung) oder durch Ausführung der Leistung erbracht werden. 

 

3. Leistungen

 

3.1

Die konkreten Leistungen der 4voice ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot.

 

3.2

Im Rahmen der konkreten Ausführungen des Auftrags kann es zu Abweichungen vom Vertrag kommen – sei dies auf Kundenwunsch oder auf Empfehlung der 4voice. Die 4voice informiert den Kunden in solchen Fällen über solche veränderten Termine und Kosten. Sämtliche Abweichungen vom ursprünglichen Vertrag erfolgen nur mit Zustimmung des Kunden in Textform. Davon ausgenommen sind Änderungen von Methoden und Vorgehensweisen, infolge rechtlicher oder technischer Normen sowie Irrtum bei Beschreibung bzw. Preisangaben, welche ausdrücklich vorbehalten sind. Die 4voice informiert den Kunden über solche Abweichungen so rasch wie möglich. 4voice ist berechtigt, die vertraglich vereinbarten Leistungen ganz oder teilweise von Dritten erbringen zu lassen.

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4. Verkauf und Vermietung von Software

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4.1

Für die Nutzung von Software gilt der Lizenzvertrag des jeweiligen Software-Herstellers. Die jeweiligen Lizenzbestimmungen des Software-Herstellers werden in der Regel auf dem Angebot angegeben und werden – unabhängig davon, ob sie einzeln angeben werden – Vertragsbestandteil.

4.2

Im Fall von Onlinediensten ist 4voice Reseller der Onlinedienste von Drittanbietern. 4voice erbringt dabei die Onlinedienste nicht selbst, sondern verschafft lediglich die Zugangsmöglichkeit zu den von dem Drittanbieter angebotenen Onlinediensten. Die Erbringung erfolgt durch den Drittanbieter in dessen Verantwortungsbereich. Für den Betrieb und Verfügbarkeit der Onlinedienste gelten die jeweiligen Leistungsbedingungen der Drittanbieter. 4voice bleibt Vertragspartner und übernimmt die vertraglich vereinbarten Unterstützungs- und Serviceleistungen. Die Haftung von 4voice ist ausgeschlossen, soweit Schäden auf Umständen außerhalb des Einflussbereichs von 4voice beruhen, insbesondere auf Leistungen des Drittanbieters.

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4.3

Für Microsoft Dragon Copilot gelten ergänzend die einschlägigen Produktbedingungen und technischen sowie datenschutzbezogenen Informationen des Herstellers Microsoft. Diese sind einsehbar in den produktspezifischen Dokumentationen und Whitepapers zu Microsoft Dragon Copilot, unter den Microsoft Dragon Copilot Produktbestimmungen sowie im Microsoft Trust Center.

 

5. Support und Wartung

 

5.1

Sofern zwischen dem Kunden und 4voice Support- und Wartungsleistungen vereinbart sind, ist der Support in deutscher Sprache während der Bürozeiten der 4voice montags bis freitags zwischen 8:00 und 17:00 Uhr MEZ/MESZ mit Ausnahme von gesetzlichen Feiertagen am Sitz der 4voice verfügbar.

 

5.2

Außerhalb dieser Zeiten kann Support individuell vereinbart werden.

 

5.3

Die individuellen Support- und Wartungsleistungen ergeben sich aus dem Angebot. Nicht ausdrücklich darin aufgeführte Leistungen sind nicht geschuldet. Wenn nicht ausdrücklich vereinbart, sind insbesondere folgende Tätigkeiten nicht Gegenstand des Support- und Wartungsvertrages und individuell zu beauftragen und zu vergüten:

• Installation oder Neuinstallation von Software

• Durchführung von Schulungen

• Fehlerbehebungen, die aufgrund von Änderungen oder Anpassungen in der IT-Infrastruktur des Kunden erforderlich werden (z. B. Betriebssystem-Updates, Citrix-Updates oder vergleichbare Systemanpassungen)

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6. Pflichten und Mitwirkung des Kunden

 

6.1

Der Kunde ist verpflichtet, auf Grundlage der von 4voice bereitgestellten Systemvoraussetzungen eine IT-Umgebung bereitzustellen und aufrechtzuerhalten, welche den ordnungsgemäßen Betrieb der von 4voice gelieferten Software sowie der zugehörigen Eingabegeräte gewährleistet.

 

6.2

Nimmt der Kunde Änderungen oder Aktualisierungen an den in seiner IT-Infrastruktur eingesetzten Softwarekomponenten vor, trägt er die Verantwortung dafür, dass die Funktionsfähigkeit der von 4voice bereitgestellten Software und Eingabegeräte weiterhin sichergestellt ist. Dies umfasst insbesondere die Durchführung geeigneter Testszenarien, um einen reibungslosen Übergang und die Kompatibilität der Systeme zu gewährleisten.

 

6.3

Der Kunde ist verpflichtet, der 4voice die für die Erbringung der Leistung notwendigen Informationen und Zugänge unentgeltlich zur Verfügung zu stellen, insbesondere den notwendigen Systemzugang sowie ggf. angemessene Räumlichkeiten für die Ausführung der vertraglichen Leistungen. Der Remote-Zugang erfolgt über TeamViewer oder AnyDesk.

 

6.4

Die Online-Schulungen finden grundsätzlich über Microsoft Teams statt; andere Videokonferenzsysteme sind nach individueller Absprache mit dem Kunden möglich. Bei Vor-Ort-Schulungen ist ein Schulungsraum sowie ein Beamer und ein Internetzugang bereitzustellen.

 

6.5

Im Supportfall hat der Kunde die entsprechenden Logdateien auf Anforderung der 4voice bereitzustellen. 4voice unterstützt den Kunden dabei, die Logdateien zu übermitteln.

 

6.6

Der Kunde benennt der 4voice einen oder mehrere Ansprechpartner, welche unentgeltlich die zur Erfüllung des Vertrages erforderlichen Auskünfte erteilen, für Fragen und weitergehende Informationen zur Verfügung stehen und befugt sind, erforderliche Entscheidungen selbst zu treffen oder unverzüglich herbeizuführen.

 

6.7

Wenn ein vereinbarter Termin durch den Kunden nicht wahrgenommen werden kann, ist der Kunde verpflichtet, diesen mindestens 48 Stunden vor Terminbeginn abzusagen; andernfalls wird er mit 100% der Vergütung berechnet.
 

7. Vergütung und Zahlungsbedingungen

 

7.1

Dienstleistungen werden dem Kunden zu den im Angebot vereinbarten Konditionen abgerechnet.

 

7.2

Reisekosten und Aufwendungen sind gesondert zu den im Angebot aufgeführten Konditionen zu vergüten.

 

7.3

Vergütungen und Auslagen sind mit Rechnungstellung fällig und spätestens innerhalb von 30 Tagen zu zahlen, danach kommt der Kunde automatisch in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf.

 

7.4

Software-Lizenzen werden mit Lieferung in Rechnung gestellt; die Vergütung ist sofort fällig und spätestens innerhalb von 30 Tagen zu zahlen, danach kommt der Kunde automatisch in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf.

 

7.5

Software-as-a-Service-Lizenzen werden jeweils für zwölf Monate im Voraus in Rechnung gestellt.

 

7.6

Die Preise verstehen sich – sofern nicht anders angegeben – zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

 

7.7

Im Falle eines Verzuges schuldet der Kunde Verzugszinsen in Höhe des jeweils gültigen gesetzlichen Verzugszinssatzes.

 

7.8

Ist der Kunde mit Zahlungen in Verzug, so ist die 4voice berechtigt, Leistungen auszusetzen, bis die fälligen Rechnungen bezahlt sind. Terminangaben können somit nicht eingehalten bzw. als verbindlich betrachtet werden.

 

7.9

4voice behält sich vor, Leistungen nur nach Vorauszahlung durch den Kunden zu erbringen.
 

8. Terminangaben

 

8.1.

Terminangaben seitens der 4voice sind Richtwerte und nicht verbindliche Zusagen, es sei denn, diese sind ausdrücklich im Angebot als verbindliche Termine bezeichnet.

 

8.2.

Sofern 4voice auf eine Mitwirkung oder Information des Kunden wartet, durch höhere Gewalt oder andere unverschuldete Umstände an der Leistungserbringung verhindert ist, verlängern sich Ausführungsfristen entsprechend. Ziff. 13.4 gilt entsprechend.
 

9. Teststellungen

 

9.1

4voice und der Kunde können vereinbaren, dass 4voice dem Kunden für eine vereinbarte Dauer Hard- und Software zu Testzwecken zur Verfügung stellt und den Kunden beim Test unterstützt. Die genauen Bedingungen und Laufzeiten der Teststellung werden individuell vereinbart.

 

9.2

Testgeräte sind spätestens 14 Tage nach Beendigung der Teststellung an die 4voice in der Originalverpackung unversehrt zurückzusenden. Im Falle von Beschädigungen, Verschlechterungen oder Verlust der Testgeräte und/oder der Originalverpackung wird dem Kunden das Testgerät zum vollen Preis in Rechnung gestellt.
 

10. Abnahme; Untersuchungs- und Rügepflicht

 

10.1

Im Fall von Werkleistungen (§ 631 BGB) gelten die Leistungen von 4voice als abgenommen, wenn der Kunde in einem Zeitraum von 14 Tagen nach Leistungserbringung die Abnahme nicht mindestens in Textform (§ 126b BGB) unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert hat.

 

10.2

Bei Installationsleistungen hat der Kunde die installierte Software unverzüglich zu testen. Bei gekaufter Software hat der Kunde eine Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB.

 

10.3

4voice ist berechtigt, solche Teile eines Werkes vor Fertigstellung des Gesamtwerkes mit der Wirkung des § 640 BGB abnehmen zu lassen, die sich bei natürlicher Betrachtungsweise abtrennen lassen.

 

11. Vertragslaufzeit

 

11.1

Die Mindestvertragslaufzeit bei Softwaremiete sowie Wartungs- und Supportverträgen beträgt – sofern nichts Abweichendes vereinbart ist – 12 Monate.

 

11.2

Die Verträge verlängern sich automatisch um jeweils 12 Monate, sofern sie nicht von einer der Parteien mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt werden.
 

11.3

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem kündigenden Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.
 

11.4

Die Kündigung bedarf mindestens der Textform (§ 126b BGB).
 

12. Gewährleistung

 

12.1

Treten an den von 4voice erbrachten IT-Dienstleistungen Mängel auf, hat der Kunde diese unverzüglich, jedoch spätestens zwei Wochen nach Kenntnis des Kunden von dem Mangel, mindestens in Textform (§ 126b BGB) und mit konkreter Beschreibung der Mängel gegenüber 4voice anzuzeigen.
 

12.2

4voice ist verpflichtet, ordnungsgemäß angezeigte Mängel in angemessener Zeit zu beheben.
 

12.3

Der Kunde ist verpflichtet, 4voice soweit erforderlich bei der Mangelbeseitigung zu unterstützen. Insbesondere sind 4voice alle Daten und Informationen zu übermitteln, die für die Mangelbeseitigung erforderlich sind. Des Weiteren ist 4voice erforderlichenfalls Zugang/Zugriff auf die IT-Umgebung und die betroffenen Programme oder Programmteile zu gewähren.
 

12.4

Gewährleistungsrechte sind ausgeschlossen, sobald der Kunde die von 4voice erbrachten Arbeitsleistungen verändert oder in diese eingreift, es sei denn, der Kunde weist nach, dass diese Veränderung oder der Eingriff für den Mangel nicht ursächlich ist.
 

12.5

Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt 12 Monate ab Übergabe im Fall eines Kaufvertrags bzw. ab Abnahme im Fall eines Werkvertrags, es sei denn, 4voice hat den Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie übernommen. Für Teilleistungen beginnt die Verjährungsfrist mit der Übergabe bzw. Abnahme der jeweiligen Teilleistung.
 

12.6

Der Kunde ist nicht berechtigt, seine Ansprüche gegenüber der 4voice abzutreten oder Rechte und/oder Pflichten aus mit 4voice geschlossenen Verträgen ohne Zustimmung von 4voice ganz oder teilweise auf Dritte zu übertragen. Dies gilt namentlich auch für Gewährleistungsansprüche. § 354a HGB bleibt unberührt.
 

13. Haftung

 

13.1

Die Haftung der 4voice einschließlich ihrer Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen ist auf vorsätzlich und grob fahrlässig verursachte Schäden sowie auf den Ersatz unmittelbarer Schäden begrenzt. Eine Haftung der 4voice für mittelbare Schäden, insbesondere entgangenen Gewinn und sonstige Folgeschäden, ist ausgeschlossen.

 

13.2

Die vorgenannte Haftungsbeschränkung gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, d.h. solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (sog. Kardinalpflichten). Im Falle einer leicht fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, ist die Haftung der 4voice jedoch auf Schäden beschränkt, welche bei Abschluss des Vertrages typischerweise vorhersehbar waren, maximal jedoch auf den durch die Haftpflichtversicherung der 4voice abgesicherten Betrag (5.000.000 €).

 

13.3

Für Schäden, deren Eintritt der Kunde durch ihm zumutbare Maßnahmen – insbesondere Programm-/Datensicherung und ausreichende Produktschulung sowie Kompatibilitätsabklärungen vor dem Kauf – hätte verhindern können, ist eine Haftung der 4voice grundsätzlich ausgeschlossen. Insbesondere besteht keinerlei Haftung für etwaige Datenverluste in Testumgebungen.

 

13.4

Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus diesem Vertrag, soweit diese Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung auf Umstände zurückzuführen ist, die sich ihrer zumutbaren Kontrolle entziehen (höhere Gewalt), insbesondere Handlungen eines Staatsfeindes, Pandemien, Epidemien, Brände, Überschwemmungen, Mobilmachung, Kriege, zivile Unruhen, Sabotage, Unfälle, Aufstände, Terrorismus, Blockaden, Embargos, Stürme, Explosionen, Streik, Aussperrungen, erhebliche Betriebsstörungen (z.B. Stromversorgung, Internet), verspätete oder fehlerhafte Zulieferung, Handlungen oder Unterlassungen von Regierungsorganen, Versagen oder Verzögerung von Dritten oder Regierungsorganen, von denen Genehmigungen, Ermächtigungen, Lizenzen, Konzessionen oder Erlaubnisse eingeholt werden müssen. Jede Partei unternimmt angemessene Anstrengungen, um die Dauer und die Folgen von Leistungsausfällen oder -verzögerungen aufgrund eines Ereignisses höherer Gewalt zu minimieren. In diesem Fall ruhen die Verpflichtungen, bis die höhere Gewalt und deren Folgen beseitigt sind. Im Falle höherer Gewalt ist 4voice nicht verpflichtet, Techniker zu Zeiten oder an Orten arbeiten zu lassen, an denen ihre Sicherheit oder Gesundheit gefährdet sein könnte. Im Falle höherer Gewalt hat 4voice die Wahl, vom Vertrag zurückzutreten, sofern sie den Kunden über die Behinderung informiert hat und keine Garantie im Sinne von § 276 Abs. 1 BGB übernommen hat.

 

14. Nutzungsrechte

 

14.1

4voice behält sich die Rechte an sämtlichen von ihr erstellten Arbeits- und Leistungsergebnissen vor. Die Rechte erstrecken sich insbesondere auch auf die Software und auf sämtliche von 4voice erstelle Abbildungen, Zeichnungen, Grafiken, Kalkulationen und sonstige Unterlagen. 

 

14.2

Bei Software von Drittherstellern gilt der gesonderte Lizenzvertrag des Herstellers. Dieser wird ausdrücklich Vertragsbestandteil und ist in der Regel auf dem Angebot angegeben.

 

14.3

Eine Übergabe des Quellcodes ist grundsätzlich nie geschuldet. Eine abweichende Vereinbarung bedarf der Schriftform (§ 126 BGB).

14.4

Sofern im Lizenzvertrag des Software-Herstellers nichts anderes vereinbart ist, erhält der Kunde an den Leistungen und der Software der 4voice einfaches und nicht übertragbares Nutzungsrecht. Das Nutzungsrecht ist – sofern nichts anderes vereinbart ist – zeitlich unbeschränkt, wenn es sich um eine Kauf- oder Werkleistung handelt; bei der Zurverfügungstellung von Software auf Zeit (SaaS) ist die Nutzungsrechteeinräumung auf die Dauer der Vertragslaufzeit beschränkt.

 

14.5

Jede Form der öffentlichen Zugänglichmachung, der Übertragung an Dritte oder der sonstigen Form der Verwertung der urheberrechtlich geschützten Werke der 4voice und/oder von Drittherstellern sowie der hieran bestehenden Nutzungsrechte ist ausdrücklich untersagt und bedarf der ausdrücklichen vorherigen Zustimmung mindestens in Textform (§ 126b BGB) durch 4voice und ggf. den Dritthersteller.
 

15. Datenschutz

 

15.1

4voice beachtet bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die geltenden Datenschutzgesetze.

 

15.2

Auf Wunsch bietet 4voice einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO und bei Bedarf eine Berufsgeheimnisverschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB an.

 

15.3

Der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und verpflichtet, seine eigenen datenschutzrechtlichen Pflichten zu erfüllen, insbesondere dafür zu sorgen, dass er eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten hat.
 

16. Aufrechnungs- und Abtretungsverbot

 

16.1

Zur Abtretung von Ansprüchen aus diesem Vertrag an Dritte ist der Kunde nicht berechtigt. § 354a HGB bleibt unberührt.

 

16.2

Des Weiteren ist der Kunde nicht berechtigt, mit etwaigen Ansprüchen aus anderen Verträgen oder Rechtsverhältnissen mit der 4voice aufzurechnen, es sei denn, diese anderweitigen Ansprüche sind von 4voice dem Grunde und der Höhe nach in Schriftform (§ 126 BGB) anerkannt oder rechtskräftig festgestellt.
 

17. Eigentumsvorbehalt

 

17.1

Etwaig gelieferte Ware (einschließlich Software) bleibt bis zur vollständigen Bezahlung sämtlicher Forderungen aus dem Vertragsverhältnis im Eigentum der 4voice.

 

17.2

Kommt der Kunde mit der Bezahlung des Kaufpreises in Verzug, ist 4voice zur Rücknahme der gelieferten Ware nach vorheriger Mahnung berechtigt und der Kunde zur Herausgabe der Ware verpflichtet.
 

18. Schlussbestimmungen

 

18.1

Es gelten ausschließlich die AGB in ihrer zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsabschlusses gültigen Fassung. 4voice behält sich die jederzeitige Änderung dieser AGB ausdrücklich vor.

 

18.2

Sämtliche Vertragsbeziehungen zwischen dem Kunden und der 4voice unterliegen dem deutschen Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

 

18.3

Erfüllungsort ist grundsätzlich der Sitz der 4voice und Gerichtsstand ist das am Sitz der 4voice sachlich und örtlich zuständige Gericht, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

 

18.4

Mündliche Nebenabreden werden nur dann Bestandteil, wenn sie seitens der 4voice mindestens in Textform (§ 126b BGB) bestätigt werden.

 

18.5

Sind oder werden einzelne oder mehrere Vertragsbestimmungen ganz oder teilweise unwirksam, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieser AGB oder der Vereinbarung im Ganzen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder der undurchführbaren Bestimmung soll eine wirksame und durchführbare Bestimmung treten, die dem Sinn und Zweck der weggefallenen Bestimmung im Kontext mit den übrigen Bestimmungen des Vertrages weitestgehend entspricht. Entsprechendes gilt für eventuelle Regelungslücken im Vertrag.

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Stand: Juli 2026